工数管理の方法|予定と実績をエクセルで把握する【まずはアナログでOK】

2021-04-26


あれ?もうこんな時間。今日何をしてたっけ?
送信メールを見直してもちょうどこの時間だけ履歴が無いなぁ。。

自分のメンバーは忙しそうにしているけど、いったい何に時間を取られているのだろう?

工数を入力するように伝えてもなかなか入力してくれないんだよね。

組織に属していると工数集計は必須ですよね。
(そうでない組織もあるのかもしれませんが・・・)。
色々と取り組んでみた結果、OutlookとExcelを使った方法で落ち着いたので紹介します。

・プロジェクトAは佳境に差し掛かっているので、人員を増加させておいた方が良いな。
・今の時期は育成にかける工数を削減し、キャンペーンにウェイトシフトしよう。

このように全体を俯瞰した工数管理を目指しましょう。

ポイントは予定ではなく、実績を把握すること

予定表はこれから起きる意味があるものとして入力してもらいやすいです。
が、実績は過去。過去を振り返るのは人間は得意じゃありません。入力するにはコツ(習慣)が必要です。

手間を最大限に減らす

上記の通り、実績の入力は簡単に徹底できるものではありません。
いかに手間を減らすかは、自分にとっても、管理者にとっても、最大のテーマとなるでしょう。
そこで僕のチームで取り組んだ失敗例と、それを踏まえた改善案を紹介します。

【方法1】エクセルに予定と実績を入力し、工数は別シートで集計する【失敗した】

<作成方法>

Excelで表をつくります。
縦に30分単位の時刻を作ります。
横に日付を作ります。
一日あたり2列「予定」「実績」用意します。
日付を一週間分コピーします。


こんな感じ。


<運用方法>

週初めに予定欄を埋めます。
そしていつも通り仕事をし、一区切りついたら実績欄に入力します。例えば「社内会議」などです。
あとはこれをひたすら繰り返すのみ。

この運用方法のメリットは、エクセルなので基本的に誰でも使えることです。

デメリットはOutlookで予定を管理している方に生じます。要はダブルワーク感が否めないこと。
いったい何個予定表つくるの、、、??という意見が出やすいです。

なお、時間の単位を自由に変えられない、といわれたことがありますが、僕のチームでは細かくし過ぎても後工程が面倒になる、という理由でそのまま運用しよう、ということになりました。

【方法2】Outlookに新規でカレンダーを作って実績を入力し、工数はエクセルで集計する【今も続くスタイル】

<作成方法>
Outlookで新規でカレンダーを作ります。

<運用方法>

何かの仕事を終えたら該当時刻に枠を作ってそのまま入力するだけです。

この運用方法のメリットは、上記のエクセルでの場合と比較してダブルワーク感を解消できることです。

また、入力の手間も少ないので、入力する側もとても楽ちんです。

Outlookなのでミーティングなどの予定は勝手に更新されますし、予定が入っているところは実績入力しなくて良いのですから、そもそもの入力量も減らせます。

自分だけ集計するならアナログ作業で数えよう

ここはエクセルで行います。

集計したい単位で項目を作成します。

例えば、

  • 顧客対応
  • 社内会議
  • ルーチン

等。

プロジェクト単位で管理が必要であれば、こんな感じにしても良いです。

  • 客先対応【プロジェクトA】
  • 社内会議【プロジェクトA】
  • 客先対応【プロジェクトB】
  • 社内会議【プロジェクトB】
  • ルーチン

これをエクセルの列(縦)に入力していきます。
ポイントはあまり細かくし過ぎないこと。大局を見失います。

あとは一つ一つアナログで数えていきます。

客先対応【プロジェクトA】 0.5
社内会議【プロジェクトA】 3.0
客先対応【プロジェクトA】 +0.5だから1.0
・・・

1ヶ月分なら15分程度で終わると思います。

【管理職向け】メンバー分も集計するなら入力ルールをつけてもらう

メンバー分もまとめて集計する場合は、一つ一つアナログに処理していては日が暮れます。
各メンバーに↑の集計表を作ってもらうか、管理者が一括で貼り付けてしまうかの2通りです。

前者はミスがあると余計に手間がかかるので、僕は後者で管理していました。ただし、メンバー人数分をアナログ入力している時間はないのでOUTLOOKの予定表のコピペを使います。

<コピペ方法>
Outlook予定表の表示タブにビューの変更があります。
ここで『一覧』を選択しましょう。
するとリスト表示されます。

任意の予定をクリックし、Shiftをおしながら一定期間を複数選択できます。この状態でCtrl+Cをすると実はクリップボードにコピーされます。
あとはエクセルに貼り付ければ完成です。

一点注意としては、開始日、終了日の表記がデフォルトのままだと集計できません。Outlookのビューの設定から、開始日と終了日の表示形式を以下のように変更してください。



あとは、開始日-終了日とすれば工数集計ができますよ。

大きな組織を束ねる場合はツールの導入を検討

さらに大きい組織を集計する場合は、こんなチマチマしたことはしてられませんので、それなりのツールを導入しましょう。
僕が勤めていた組織では自社で専用のソフトを作り運用していました。
しかしこうなるとダブルワーク感が否めなくなるため、社員からは不評でしたが・・・

まとめ


工数管理は意外と浸透していません。

新しく部下になったベテラン社員が忙しいとアピールするので、何に時間を使っているのか聞いたら曖昧な回答しか出てこない。時間の管理方法を聞いたら実績はみてないとか😤
全然仕事が終わらないという方は実績をみましょう。自分が今何をしていたかメモするだけで、その後の効率が格段に上がります。


しっかりと管理できるようになると業務効率も上がります。
やり方も徐々に進化していくでしょう。
AIなどを使えばメールのやり取りや作業履歴から勝手に分類してくれそうですし。
そうなると便利ですよね。管理職には嬉しい時代が来ることを期待しつつ、今はアナログ足し算でがんばり中です。


今回は以上です。